Wydział Organizacyjny(O)
Naczelnik Wydziału: Aneta Cybulska
tel. 48 386 30 14 | a.cybulska@bialobrzegi.pl
Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy między innymi:
1. W zakresie organizacji administracyjno-gospodarczej i kancelaryjno-technicznej funkcjonowania Urzędu oraz spraw kadrowych pracowników:
1) opracowywanie projektów statutu i regulaminów oraz innych dokumentów dotyczących funkcjonowania Urzędu,
2) koordynacja działalności komórek organizacyjnych w zakresie określonym przez Kierownictwo Urzędu,
3) nadzorowanie stosowania przepisów instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie,
4) prowadzenie rejestru wydanych upoważnień i pełnomocnictw,
5) obsługa sekretariatu,
6) przygotowywanie oraz techniczna obsługa spotkań z udziałem Kierownictwa,
7) prowadzenie rejestru delegacji służbowych,
8) prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza,
9) prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
10) prowadzenie książki kontroli i dokumentacji z kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,
11) prowadzenie dokumentacji związanej z audytem wewnętrznym,
12) prowadzenie zbioru oświadczeń majątkowych składanych Burmistrzowi,
13) udzielanie informacji w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej,
14) nadzór nad terminowym załatwianiem interpelacji i wniosków radnych, przekazywanie ich właściwym komórkom organizacyjnym w celu merytorycznego rozpatrzenia i udzielenia odpowiedzi,
15) prowadzenie spraw kadrowych kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
16) prowadzenie spraw kadrowych i szkoleniowych pracowników Urzędu oraz pracowników zatrudnionych w systemie robót publicznych, interwencyjnych, stażystów i absolwentów oraz pełnej dokumentacji związanej z zatrudnianiem i zwalnianiem tych pracowników,
17) zgłaszanie pracowników do ubezpieczeń społecznych oraz ich wyrejestrowywanie, wprowadzanie zmian i korekt,
23) zapewnienie obsługi pocztowej i kurierskiej, ewidencja korespondencji wpływającej do Urzędu, ewidencja przesyłek specjalnego rodzaju,
24) zapewnienie łączności telefonicznej, faksowej i mailowej,
25) prowadzenie spraw związanych z zarządem i utrzymaniem budynku administracyjnego zajmowanego przez Urząd,
26) zapewnienie utrzymania czystości w obiekcie, dbałość o jego estetykę i wizualizację,
27) prowadzenie zaopatrzenia na cele administracyjne, w tym w szczególności zakup środków trwałych i wyposażenia biurowego Urzędu oraz zakup materiałów biurowych,
28) zlecanie remontów i konserwacji środków trwałych i wyposażenia biurowego Urzędu,
29) prowadzenie gospodarki drukami i formularzami z wyłączeniem druków ścisłego zarachowania,
30) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem służbowych samochodów osobowych będących w użytkowaniu Urzędu,
31) zarządzanie siecią telefoniczną i informatyczną Urzędu oraz systemem alarmowym,
32) prowadzenie spraw związanych ze stanem bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników oraz ochrony przeciwpożarowej Urzędu,
33) prowadzenie archiwum zakładowego.
2. W zakresie obsługi Rady Miasta i Gminy oraz Burmistrza:
1) obsługa organizacyjna i kancelaryjna Rady Miasta i Gminy oraz komisji Rady, w tym:
a) organizacyjne przygotowanie sesji Rady oraz posiedzeń komisji,
b) opracowywanie materiałów, w tym protokołów z obrad sesji Rady i posiedzeń komisji,
c) przekazywanie jednostkom organizacyjnym Gminy, kierownikom komórek organizacyjnych oraz samodzielnym pracownikom uchwał do realizacji,
d) przesyłanie uchwał Rady organom nadzoru, a także do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego,
e) prowadzenie rejestru uchwał Rady,
f) prowadzenie rejestru interpelacji i wniosków zgłoszonych przez radnych,
g) organizowanie szkoleń radnym.
2) przekazywanie radnym materiałów będących przedmiotem obrad sesji Rady i posiedzeń komisji,
3) opracowywanie zgodnie z wytycznymi Przewodniczącego Rady i Przewodniczących komisji projektów planów pracy Rady i komisji,
4) obsługa organizacyjna i kancelaryjna Przewodniczącego Rady i jego zastępców,
5) gromadzenie zbioru przepisów gminnych,
6) przekazywanie uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza do realizacji Kierownikom jednostek, kierownikom wydziałów i osobom zatrudnionym na samodzielnym stanowiskach.
7) przekazywanie Burmistrzowi uchwał Rady, interpelacji, wniosków radnych
8) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów ławników do sądów powszechnych.
3. W zakresie innych spraw:
1) obsługa administracyjna jednostek pomocniczych Gminy we współpracy z właściwymi merytorycznie wydziałami,
2) organizacja i przeprowadzanie zebrań wiejskich w sprawie wyboru organów jednostek pomocniczych,
3) opracowywanie projektów statutów jednostek pomocniczych i ich zmian,
4) udostępnianie mieszkańcom aktów normatywnych i innych przepisów prawa w tym materiałów ze zbioru przepisów gminnych,
5) realizowanie zadań dotyczących organizacji i załatwiania skarg, wniosków i postulatów mieszkańców,
6) potwierdzanie za zgodność odpisu z oryginałem,
7) prowadzenie prac związanych z zabezpieczeniem od strony organizacyjnej prawidłowego przeprowadzenia:
a) wyborów:
- Prezydenta RP,
- posłów do Sejmu RP i senatorów do Senatu RP,
- wyborów do Parlamentu Europejskiego,
- wyborów samorządowych,
- referendum ogólnokrajowego lub gminnego.
b) spisów gminnych i ogólnokrajowych.
8) prowadzenie spraw związanych z nadaniem tytułów honorowych i odznak osobom i podmiotom szczególnie zasłużonym dla Gminy.